INFORMATIVA GDPR

Informativa ai sensi del Provv. 479 del 17.9.2015 e artt. 7 e 13-22 Regolamento Europeo 2016/679.

Premessa
La presente comunicazione non costituisce richiesta di consenso al trattamento dei dati, essendo lo stesso sotteso dall’attivazione di un rapporto di lavoro ex art. 6 GDPR 2016/679.

Le norme indicate regolano la riservatezza dei dati personali ed impongono una serie di obblighi in capo a chi tratta informazioni riferite ad altri soggetti. Tra gli adempimenti da rispettare ci sono quelli di:

  • informare la persona e/o la società a cui i dati si riferiscono in merito all’utilizzo che viene fatto delle relative informazioni

L’art. 4 del Regolamento Europeo 2016/679, intendono come «trattamento» : qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

In osservanza alle disposizioni citate La informiamo che:

  • I dati a Voi relativi, qualificati come personali dalla legge in oggetto, che Vi saranno richiesti e/o che ci verranno comunicati da terzi, vengono trattati in relazione alle esigenze contrattuali e per l’adempimento degli obblighi legali e contrattuali dalle stesse derivanti.
  • In particolare per quanto concerne i Vs dati economici si precisa che gli stessi saranno acquisiti e trattati secondo il disposto degli artt. 13 e 14 Reg. Europeo 2016/679 e la loro conservazione sarà in linea con quanto indicato dagli artt. 16 – 22 Reg. Europeo 2016/679.
  • I dati personali in questione saranno trattati su supporto elettronico e su supporto cartaceo, da soggetti autorizzati all’assolvimento di tali compiti, costantemente identificati, opportunamente istruiti e resi edotti dei vincoli imposti dal Reg. Europeo 2016/679, con l’impiego di misure di sicurezza atte a garantire la riservatezza del soggetto interessato i cui dati si riferiscono e ad evitare l’indebito accesso a soggetti terzi o a personale non autorizzato;

2. I dati personali, com’é facile comprendere

  • sono indispensabili per la prosecuzione del rapporto contrattuale esistente o per l’instaurazione di un nuovo rapporto
  • sono per la quasi totalità obbligatori per legge e, pertanto, il rifiuto a fornire dette informazioni o il mancato consenso all’esecuzione delle fasi del trattamento indicate al punto 2 della presente comunicazione e che si rendono di volta in volta necessarie, rendono impossibile l’esecuzione delle operazioni relative al rapporto contrattuale medesimo.

3. Tutti i dati predetti verranno conservati anche dopo la cessazione del rapporto contrattuale per l’espletamento di tutti gli eventuali adempimenti connessi o derivanti dalla conclusione del rapporto stesso e per finalità commerciali.

4. Si precisa, inoltre, che tali dati potranno essere eventualmente trasferiti a terze parti per il completamento di alcuni specifici trattamenti. In questo caso tali terze parti saranno state precedentemente nominate ex art. 28 GDPR Responsabili esterni del trattamento dati anche avendone accettato la nomina stessa.

5. Per consentire la più completa cognizione della problematica, in allegato alla presente viene unita una copia del testo degli artt. 16 – 22 del Reg. Europeo 206/679 inerenti i Vostri diritti in relazione al trattamento dei dati.

Circa il Provvedimento 479 sopra citato definito come “Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali effettuato a fini di informazione commerciale”. Si evidenzia quanto segue.

I punti salienti di tale provvedimento riguardano:

  • la definizione e i requisiti dell’informazione commerciale (artt.1 e 2) (“dato relativo ad aspetti patrimoniali, economici, finanziari, creditizi, industriali e produttivi di un soggetto”)
  • le sue fonti di provenienza e le modalità di trattamento (art.3)
  • l’informativa agli interessati (art.4)
  • l’utilizzazioni delle informazioni suddette (art.7)
  • la conservazione delle stesse (art.8)

A questo proposito si precisa che la società:

  • non tratta dati relativi a propri clienti definiti (Reg. Europeo 2016/679) come sensibili o giudiziari
  • che, in ogni caso, i dati di cui sopra possono riguardare sia un interessato come persona fisica sia altre persone fisiche legate allo stesso sul piano giuridico e/o economico sia, infine, entità giuridiche dallo stesso rappresentate
  • che i dati possono essere acquisiti presso il soggetto censito o presso fonti pubbliche assicurandone l’esattezza e la pertinenza per il fine perseguito
  • che ne annota scrupolosamente la provenienza
  • che ne provvede affinché ne sia predisposto l’eventuale aggiornamento
  • che, per quanto concerne, l’utilizzo e la conservazione dei dati suddetti provenienti da fonti pubbliche si attiene alle disposizioni circa la loro conoscibilità e/o pubblicazione nelle fonti stesse da cui provengono

Infine, in termini di informativa agli interessati, si fa presente quanto segue:

  • la responsabilità del trattamento è condivisa fra tutti gli incaricati ai quali sono state fornite precise istruzione sulle modalità di trattamento, sui loro compiti e sulle misure di sicurezza da mettere in atto
  • l’informativa è stata predisposta e distribuita sia ai clienti continuativi della società sia ai clienti che solo saltuariamente si avvalgono dei suoi servizi
  • come già per i dati personali di altro tipo, anche per i dati economici è possibile esercitare i diritti di cui agli artt. 16 e 17 Reg. Europeo 2016/679 nelle modalità già a Voi comunicate in precedenza

La società, inoltre, nel pieno rispetto della privacy dei propri clienti ed in linea con le norme europee in materia (GDPR 2016/679) fa presente quanto segue:

  • La società ha provveduto a redigere un Documento sulla propria Privacy policy dove si mettono chiaramente in evidenza i principi salienti adottati e di futura adozione per la protezione dei dati da perdita e/o sottrazione e la cui responsabilità è in carico al Titolare del trattamento (Stefano Del Frate)
  • La società si impegna a mantenere la piena riservatezza dei dati personali raccolti durante l’espletamento dei rapporti contrattuali mettendo in atto tutte le misure necessarie allo scopo oltre a provvedere alla loro continua revisione (ex art. 32 d) e adattamento
  • La società si impegna a rispondere tempestivamente ad ogni chiarimento sulla protezione dei dati in essere e in caso di perdita dei dati
  • La società si impegna a mettere in atto tutte le misure necessarie per far fronte ai diritti degli interessati ex artt. 13-20 del GDPR 2016/679
  • La società si impegna a supportare i propri clienti nei casi di perdita di dati (ex artt. 33 e 34)
  • La società, infine, si rende pienamente disponibile per il proprio supporto alla compilazione del Vostro Documento di Impatto per la Protezione dei dati (DPIA- ex artt. 35 (7) e 84).

Per ogni chiarimento contattate: info@assocom.org


Regolamento Europeo 2016/679

Articolo 16 – Diritto di rettifica

1. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo. Tenuto conto delle finalità del trattamento, l’interessato ha il diritto di ottenere l’integrazione dei dati personali incompleti, anche fornendo una dichiarazione integrativa.

Articolo 17 – Diritto alla cancellazione («diritto all’oblio»)
1. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i dati personali, se sussiste uno dei motivi seguenti:
a) i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;
b) l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento conformemente all’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o all’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), e se non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;
c) l’interessato si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento, oppure si oppone al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 2;
d) i dati personali sono stati trattati illecitamente;
e) i dati personali devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento;
f) i dati personali sono stati raccolti relativamente all’offerta di servizi della società dell’informazione di cui all’articolo 8, paragrafo 1.
2. Il titolare del trattamento, se ha reso pubblici dati personali ed è obbligato, ai sensi del paragrafo 1, a cancellarli, tenendo conto della tecnologia disponibile e dei costi di attuazione adotta le misure ragionevoli, anche tecniche, per informare i titolari del trattamento che stanno trattando i dati personali della richiesta dell’interessato di cancellare qualsiasi link, copia o riproduzione dei suoi dati personali.
3. I paragrafi 1 e 2 non si applicano nella misura in cui il trattamento sia necessario:
a) per l’esercizio del diritto alla libertà di espressione e di informazione;
b) per l’adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento previsto dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento o per l’esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;
c) per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità pubblica in conformità dell’articolo 9, paragrafo 2, lettere h) e i), e dell’articolo 9, paragrafo 3;
d) a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici conformemente all’articolo 89, paragrafo 1, nella misura in cui il diritto di cui al paragrafo 1 rischi di rendere impossibile o di pregiudicare gravemente il conseguimento degli obiettivi di tale trattamento; o
e) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Articolo 18 – Diritto di limitazione di trattamento
1. L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:
a) l’interessato contesta l’esattezza dei dati personali, per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali dati personali;
b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;
c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i dati personali sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;
d) l’interessato si è opposto al trattamento ai sensi dell’articolo 21, paragrafo 1, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.
2. Se il trattamento è limitato a norma del paragrafo 1, tali dati personali sono trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il consenso dell’interessato o per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un’altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante dell’Unione o di uno Stato membro.
3. L’interessato che ha ottenuto la limitazione del trattamento a norma del paragrafo 1 è informato dal titolare del trattamento prima che detta limitazione sia revocata.

Articolo 19 – Obbligo di notifica in caso di rettifica o cancellazione dei dati personali o limitazione del trattamento
1. Il titolare del trattamento comunica a ciascuno dei destinatari cui sono stati trasmessi i dati personali le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate a norma dell’articolo 16, dell’articolo 17, paragrafo 1, e dell’articolo 18, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato. Il titolare del trattamento comunica all’interessato tali destinatari qualora l’interessato lo richieda.

Articolo 20 – Diritto alla portabilità dei dati
1. L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora:
a) il trattamento si basi sul consenso ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera a), o dell’articolo 9, paragrafo 2, lettera a), o su un contratto ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettera b); e
b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.
2. Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei dati a norma del paragrafo 1, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.
3. L’esercizio del diritto di cui al paragrafo 1 del presente articolo lascia impregiudicato l’articolo 17. Tale diritto non si applica al trattamento necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento.
4. Il diritto di cui al paragrafo 1 non deve ledere i diritti e le libertà altrui.

Articolo 21 – Diritto di opposizione
1. L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f), compresa la profilazione sulla base di tali disposizioni. Il titolare del trattamento si astiene dal trattare ulteriormente i dati personali salvo che egli dimostri l’esistenza di motivi legittimi cogenti per procedere al trattamento che prevalgono sugli interessi, sui diritti e sulle libertà dell’interessato oppure per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.
2. Qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto, l’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano effettuato per tali finalità, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto.
3. Qualora l’interessato si opponga al trattamento per finalità di marketing diretto, i dati personali non sono più oggetto di trattamento per tali finalità.
4. Il diritto di cui ai paragrafi 1 e 2 è esplicitamente portato all’attenzione dell’interessato ed è presentato chiaramente e separatamente da qualsiasi altra informazione al più tardi al momento della prima comunicazione con l’interessato.
5. Nel contesto dell’utilizzo di servizi della società dell’informazione e fatta salva la direttiva 2002/58/CE, l’interessato può esercitare il proprio diritto di opposizione con mezzi automatizzati che utilizzano specifiche tecniche.
6. Qualora i dati personali siano trattati a fini di ricerca scientifica o storica o a fini statistici a norma dell’articolo 89, paragrafo 1, l’interessato, per motivi connessi alla sua situazione particolare, ha il diritto di opporsi al trattamento di dati personali che lo riguarda, salvo se il trattamento è necessario per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico.

Articolo 22 – Processo decisionale automatizzato relativo alle persone fisiche, compresa la profilazione
1. L’interessato ha il diritto di non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che produca effetti giuridici che lo riguardano o che incida in modo analogo significativamente sulla sua persona.
2. Il paragrafo 1 non si applica nel caso in cui la decisione:
a) sia necessaria per la conclusione o l’esecuzione di un contratto tra l’interessato e un titolare del trattamento;
b) sia autorizzata dal diritto dell’Unione o dello Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento, che precisa altresì misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e dei legittimi interessi dell’interessato;
c) si basi sul consenso esplicito dell’interessato.
3. Nei casi di cui al paragrafo 2, lettere a) e c), il titolare del trattamento attua misure appropriate per tutelare i diritti, le libertà e i legittimi interessi dell’interessato, almeno il diritto di ottenere l’intervento umano da parte del titolare del trattamento, di esprimere la propria opinione e di contestare la decisione.
4. Le decisioni di cui al paragrafo 2 non si basano sulle categorie particolari di dati personali di cui all’articolo 9, paragrafo 1, a meno che non sia d’applicazione l’articolo 9, paragrafo 2, lettere a) o g), e non siano in vigore misure adeguate a tutela dei diritti, delle libertà e dei legittimi interessi dell’interessato.

 

Misure di sicurezza adottate dalla società
Facciamo inoltre presente che la nostra società, ai sensi della normativa citata, ha provveduto a redigere la documentazione ufficiale di legge che teniamo a Vostra disposizione.

In ottemperanza al disposto di legge, Vi comunichiamo di aver adottato e documentato le seguenti misure:

1. Nomina dei Responsabili esterni del trattamento dei dati
La società ha provveduto a tale nomina assegnando a entità esterne il trattamento di alcuni dati richiedendo loro di fornire le misure di sicurezza attivate allo scopo

2. Amministratori di sistema
La società ha provveduto a Nominare Amministratori di sistema le società o persone adibite alle attività previste ed indicate dal Provvedimento in materia dandone, ove richiesto, dovuta comunicazione alle parti interessate.

3. Misure per l’integrità e disponibilità dei dati 

  • L’elaborazione dei Vs dati avviene attraverso apposito sw applicativo specifico che permette l’accesso separato agli archivi propri di ogni azienda.
  • Abbiamo predisposto adeguate misure per il salvataggio giornaliero dei Vs dati su supporti esterni. Tali misure sono state documentate ed è stato assegnato il compito a nostro personale incaricato.
  • Tali supporti sono mantenuti in armadi chiusi con copie corrispondenti ad ogni giorno della settimana nel quale è stato fatto il salvataggio dei dati stessi.
  • La chiave degli armadi è stata assegnata al nostro personale incaricato che ha la responsabilità della custodia delle copie stesse.
  • Le copie sono utilizzate a rotazione settimanale e sono contrassegnate con etichetta che identifica il giorno del relativo salvataggio.
  • I supporti sono utilizzati per un periodo non superiore ai 6 mesi, dopo di che sono sostituiti con nuovi supporti al fine di evitare l’impossibilità di lettura degli stessi in caso di bisogno.

4. Custodia di copie di sicurezza

  • Oltre a quanto già indicato al punto 4 precedente, facciamo presente che la nostra azienda dedica altrettanta attenzione anche alla custodia dei documenti cartacei contenenti dati personali. Tali documenti sono contenuti, in originale e in copia, in armadi chiusi a chiave a disposizione del solo personale addetto al loro trattamento.
  • Le procedure sono, secondo il disposto di legge, verificate ed eventualmente aggiornate almeno una volta all’anno.
  • Si ricorda inoltre che tutte le attrezzature e la documentazione trattata è coperta da polizza assicurativa contro i danni derivante da distruzione totale o parziale degli stessi.

5. Dismissione di supporti rimovibili

  • I supporti contenenti Vostri dati personali sono gestiti secondo il disposto di legge cioè si provvede a cancellarne il contenuto prima della loro definitiva dismissione o, nel caso di supporti fissi all’interno di attrezzature informatiche, a cancellarne il contenuto prima di trasferire l’attrezzatura stessa all’esterno dell’azienda per manutenzione o riparazione.

6. Trattamento senza l’ausilio di supporti elettronici

  • Alcuni trattamenti di dati che la nostra azienda effettua sono gestiti senza l’ausilio di mezzi elettronici, utilizzano cioè modulistica e supporti cartacei.
  • In questi casi l’azienda osserva le regole disposte dalla legge in materia per i diversi aspetti previsti:
    • le operazioni sono state affidate a nostro personale incaricato
    • il personale è stato opportunamente formato al trattamento, alla custodia e all’accesso agli stessi
    • i documenti trattati sono mantenuti in originale e in copia in appositi armadi chiusi a chiave
    • la chiave è a disposizione del solo personale addetto
    • sono state impartite precise disposizioni in caso di accesso fuori orario di lavoro

7. Sistema di autenticazione delle informazioni

  • Ogni dipendente incaricato del trattamento di dati personali dispone di una propria pw di accesso alle elaborazioni degli stessi.
  • Tale pw è gestita sotto la responsabilità dei singoli che hanno ricevuto regole scritte per le modalità di gestione nei diversi momenti della loro attività: normale periodo di lavoro, assenza limitata, assenza prolungata, passaggio ad altra attività, dimissione.
  • La struttura delle password segue il disposto di legge per quanto concerne la sua lunghezza minima e la sua modifica periodica in funzione della tipologia dei dati trattati.
  • Tali regole sono oggetto di aggiornamento almeno annuale secondo il disposto di legge.

8. Sistema di autorizzazione

  • In aggiunta alla creazione e distribuzioni di password, il nostro personale incaricato al trattamento dei dati personali, è stato autorizzato a specifiche operazioni sui Vostri dati e ne ha, quindi, ricevuto autorizzazione all’accesso ai programmi e alle funzioni applicative che ne permettono il trattamento.
  • Tali autorizzazioni sono appositamente documentate e sono state trasferite per iscritto agli incaricati al trattamento.

9. Lista di tutti gli incaricati al trattamento dei dati personali o di gruppi di essi

  • La nostra azienda ha provveduto a redigere una lista di incaricati al trattamento dei dati personali dei nostri clienti.
  • Tale lista è tenuta aggiornata, secondo il disposto di legge, con cadenza annuale.

10. Descrizione del sw anti intrusione e altre forme di protezione dei dati

  • Tutte le nostre attrezzature informatiche che lo richiedono hanno installato apposito sw anti virus.
  • Tale sw è aggiornato attraverso un contratto di manutenzione attivato con una società esterna specializzata.
  • L’aggiornamento avviene in forma continua attraverso l’accesso agli ultimi rilasci via Web.
  • Il passaggio alle versioni successive avviene regolarmente al momento della loro disponibilità e, ad ogni modo, entro la scadenza semestrale prevista dalla legge.

11. Documentazione dell’aggiornamento dei programmi

  • I programmi che permettono il trattamento dei Vostri dati personali sono costantemente aggiornati, oltre che per l’inserimento di nuove funzionalità applicative e tecnologiche, anche per gli aspetti della sicurezza nel trattamento dei dati.
  • Abbiamo richiesto ai nostri fornitori dei programmi suddetti la documentazione relativa a eventuali nuove funzioni di sicurezza. Tali aggiornamenti, quando pervenuti, sono riportati nella nostra documentazione con regolarità e con scadenza, come previsto dalla legge, semestrale.

12. Procedure di salvataggio dei dati

  • Come già indicato in un punto precedente, il personale addetto al salvataggio dei Vostri dati personali segue specifiche procedure definite e documentate.
  • Tali procedure regolano la frequenza del salvataggio stesso (giornaliera e, quindi, abbondantemente entro il limite massimo settimanale definito dalla legge), le modalità in caso di normali operazioni ed in caso di emergenza, le registrazioni richieste, la custodia delle copie ottenute, il loro mantenimento, il loro test periodico, il loro riutilizzo, la loro dismissione.
  • Tali regole sono oggetto di verifica periodica al fine di analizzare eventuali miglioramenti operativi e/o tecnologici da apportare.

13. Dichiarazione scritta della conformità degli interventi esterni

  • La nostra azienda ha in atto contratti di assistenza hw e sw con società esterne fornitrici di attrezzature informatiche e di programmi applicativi particolarmente adatti a far fronte alle nostre esigenze.
  • A tali società è stata richiesta la Dichiarazione in oggetto che si è provveduto ad allegare alla nostra documentazione ufficiale di legge.

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